法人が覚えておきたい契約書管理やプライバシーマーク取得の基礎

このエントリーをはてなブックマークに追加

リスクヘッジが必要

PCを操作する人

データ化するメリット

取引先と事業提携を行なう時に取り交わす契約書は、保管することが必須です。契約期間内で円滑に事業提携に至らないこともありますし、途中で内容の変更や終了させる場合は元の内容を確認した上で交渉を行ないます。また、他の取引先と事業提携をする際は、以前の契約内容を確認した上で進めることもあります。そのため、契約書管理は関係者がすぐに閲覧できて内容を確認できる状態にする必要性が高いのです。
以前までは紙ベースの契約書をファイル化して管理されていることが多くありましたが、近年の契約書管理はデータ化されるのが基本。データにすることで検索してすぐに必要なものを見つけることができますし、管理自体が一元化できるので安全かつラクに管理できます。

情報漏えい対策は必須

法人同士の事業提携に関する内容が記載された契約書は、機密事項が多いです。ですから、契約書管理において情報漏えいのリスク対策は必然的に高まるところでしょう。安易に情報漏えいするような環境にある場合は、重大なコンプライアンス違反になることもあり訴訟問題に発展する恐れもあります。このリスク対策を念頭におくのであれば、まずはセキュリティの高いシステムを選ぶことが大切です。例えば、契約書管理のシステムにアクセス可能な権限を設定することができるものや情報を暗号化できるものを選んでおけば情報漏えい対策に繋がるでしょう。また、災害時に備えてバックアップする体制が整っておけば、データの消失や紛失を防ぐことができるので安心です。

顧客育成に活用

会社

CRMのシステムは、売上の核となるリピーターの育成に役立ちます。ただし、どのようなデータを集約し分析するかで成功の可能性は大きく変わるので、マーケティングとブランディングの軸を立てていきましょう。

More Detail

情報を適切に運用

オフィス

取引先や顧客へアピールするため、個人情報の取り扱いで安全性をアピールするプライバシーマーク。取得の際は、専門のコンサルタントに相談して進めることで企業体制を手早く整えることができます。

More Detail

ジャンル別で構築

ブース

展示会で華やかなブースにするには、装飾のプロである施工会社に依頼されるケースが多いです。顧客や取引先などに商品やサービスをアピールするのに最適な機会なので、打ち合わせを入念に行なっておきましょう。

More Detail